Une politique de gouvernance en matière de gestion financière

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⚙️ Message du Conseil d’administration
Lors de sa réunion du 19 février 2026, le Conseil d’administration de l’ADERM a adopté une politique de gouvernance en matière de gestion financière.

Cette politique vise à doter l’Association d’un cadre administratif clair, conforme et rigoureux de sa gestion financière. Elle a pour but de protéger l’intégrité de l’ADERM tout en valorisant l’engagement bénévole par un cadre équitable et transparent.

Elle répertorie les diverses obligations qui sont conférées à l’ADERM par son statut légal d’organisme à but non lucratif (OBNL) afin qu’elle puisse œuvrer dans un environnement administratif conforme et respectueux des diverses législations en vigueur.

Enfin, dans un cadre de gestion pérenne des activités de l’ADERM, elle pose, pour les administrateurs actuels et futurs, des assises associées aux principes de saine gouvernance, d’efficience et de reddition de compte.

Synthèse des points fondamentaux

⚖️ Cadre légal et statut
En raison de son statut légal, régi par la Loi sur les compagnies (partie III), l’ADERM a l’obligation de maintenir son immatriculation au Québec, de produire une déclaration annuelle et de conserver des registres internes (membres, administrateurs, résolutions).

☑️ Obligations fiscales
Bien qu’exonérée d’impôt, l’ADERM doit produire des déclarations annuelles (provinciale et fédérale). Elle ne peut remettre de reçus officiels pour dons aux fins d’impôt. Tous les documents financiers (support papier ou numérique) doivent être conservés pendant six ans après la dernière année à laquelle ils se rapportent.

☑️ Gouvernance et conflits d’intérêts
Tout membre ou administrateur doit agir dans l’intérêt exclusif de l’organisme. Les conflits d’intérêts (réels ou apparents) doivent être déclarés par écrit et la personne concernée doit se retirer des délibérations.

☑️ Contrôles internes
La gestion repose sur la séparation des tâches, l’approbation préalable des dépenses et une double signature pour toute transaction bancaire. Des rapports financiers mensuels sont présentés au conseil d’administration.

☑️ Rémunération et remboursements
• Rémunération
L’ADERM ne verse aucun avantage financier, honoraire ou jeton de présence à ses membres et administrateurs (interdiction formelle des jetons de présence dès le 1er janvier 2026).

• Remboursements
Seuls les frais réels, raisonnables et autorisés par la politique de gouvernance (déplacement, stationnement, repas lors de mandats spécifiques) sont remboursables sur présentation de pièces justificatives dans un délai de 90 jours. Les demandes de remboursements doivent être transmises en utilisant le formulaire prévu à cet effet.

☑️ Perception des fonds
Le conseil d’administration détient l’autorité exclusive pour autoriser toute collecte de fonds. La gestion est centralisée: aucun comité n’est autorisé à gérer ses propres fonds ou à utiliser des sommes perçues avant qu’elles ne soient inscrites au registre officiel de l’ADERM. La perception des fonds auprès des membres s’effectue en utilisant le registre prévu à cet effet.

🪢 Lien vers la version intégrale de la politique
Cliquez ou appuyez ici pour la lire ou la télécharger.

⁉️ Des questions ou des commentaires
Il vous est possible de transmettre vos questions ou commentaires par courriel au trésorier de l’ADERM, Yves Pilon (yves.pilon@hotmail.ca).